مدیریت زمان و اولویت بندی کارها به شیوه ماتریس آیزنهاور

به گزارش بازار، مدیریت زمان دقیقا به چه معنی است؟ آیا مدیریت زمان به معنی تراکم کاری بیش از حد یا بیداری و تلاش بیش از حد است؟ آیا انجام فعالیت های پشت سر هم نشان ازمدیریت صحیح کارهای روزانه است؟ اگر پاسخ مثبت است باید بگوییم که لزوما همه کارهای ما مهم نیستند و ممکن است درمیان این تراکم کارهای با الویت بالایی به فراموشی سپرده شود. بنابراین باید در تعریفمان از مدیریت زمان بازبینی انجام دهیم تا به بهترین حالت از مدیریت زمان برسیم.

حالا برای اینکه فعالیت های متراکم کم فایده را با بهینه سازی زمان برای رسیدن به اهداف مطلوب و مه اشتباه نگیریم صاحبان تجربه در زمینه مدیریت زمان پیشنهاد می کنند که در کنار مدیریت زمان از مدیریت وظایف هم سودر ببرید زیرا کسانی می توانند مدیریت زمان داشته باشند که تسک ها و وظایف روزانه خود را الویت بندی کنند.

شیوه الویت بندی به روش ماتریس ایزنهاور

یکی از ابزارهایی که این روزها خیلی بر سر زبان ها افتاده ماتریس آیزنهاور می باشد. ماتریسی که بر دو محور اهمیت و فوریت حرکت می کند. در این ماتریکس تسک ها به تفکیک ضروت از لحاظ زمان و ضرورت از لحاظ الویت استراتژیک مورد بحث قرار می گیرند.

بر اساس این ماتریس قبل از قرار دادن هر تسکی در فعالیت های روزانه باید آنها را از لحاظ اهمیت و فوریت بررسی کنیم.

الویت اول این که میزان اهمیت کار را مشخص کنیم:

در درجه اول باید به هدف اصلی زندگی یا کسب و کارمان به عنوان یک سنگ محک نگاه کنیم. به طبع فعالیت ها و کارهایی که ما را به هدف اصلی نزدیک تر می کنند و پشت گوش انداختن آنها مشکلات مهمی را برای ما ایجاد می کنند. نکته ایی که حائز اهمیت است این است که همانطور که اهداف همه افراد یک موضوع نیست پس قاعدا هدف های مهم و ارزشهای هر شخصی ممکن است برای خودش بالاترین هدف باشد ولی از نگاه دیگری ارزش بالایی محسوب نشود

قید زمان و فوریت برای تسک ها

در این مرحله باید بررسی کنیم که این کار از لحاظ زمانی چقدر دارای الویت است. آیا نیاز است که همین حالا به آن رسیدگی کنیم؟ اگر الان به آن رسیدگی نکنیم چه مشکلاتی برای ما به وجود می آورد؟ چقدر باید به آن توجه کنم؟ آیا می توانم آن را به زمان دیگری محول کنم؟ اگر به زمان دیگری محول شود ریسک آن چقدر است؟ آیا از زمانی که با به تعویق انداختن این کار عایدم شده میتوانم کاری انجام دهم که مرا به هدفم نزدیک تر کند؟

بر این اساس، می‌توان هر فعالیت را به یکی از چهار دسته‌ی زیر تخصیص داد:

۱- کارهای با اهمیت زیاد

۲- کارهای با اهمیت کم

۳- کارهای فوری

۴- کارهای با فوریت کمتر

و اما بعد از تقسیم بندی کارها طبق جدول ماتریکس اهمیت و فوریت کارها را تقسیم بندی کنید و طبق توضیحات پایین به آنها جامع عمل بپوشانید:

۱- کارهای مهم و فوری

طبیعاتا بیشترین الویت ممکن برای این کارها می باشد. شما باید از تمامی جهات اهتمام به خرج دهید و این کارها را با الویت بالا انجام دهید. در ضمن باید تلاش کنید که کارهای مهم و دارای فوریت بسیار کم شوند چرا که موقعی در فیلد مهم و فوری قرار می گیرند که قبلا کار برنامه ریزی شده ایی روی آنها صورت نگرفته و از برنامه عقب افتاده اند که به این مرز رسیده اند. با کارهایی مثل رعایت انضباط شخصی، تحلیل از آینده و تخمین و برآورد صحیح از برنامه ها به این مهم دست خواهید یافت.

کارهای مهم غیر فوری

کارهای مهم غیر فوری کارهایی هستند که واقعا در چهارچوب هدف ما قرار دارند و ارزشی واقعی به ما منتقل می کنند اما نبود این ارزش ها در همین لحظه هیچ آسیبی به ما نمیرساند ولی بر اساس پیش بینی هایی که کرده ایم باید در یک مدت زمان معین به آنها برسیم، چنانچه زمان مشخص به آنها نرسیم آن موقع برای ما خطر ساز می شوند.

مثلا ورزش را اگر همین الان انجام ندهیم مشکلی برای ما پیش نمی آید. اما می دانیم که باید آن را در برنامه های مهم وغیر فوری خود قرار دهیم و به تدریج و منظم به آن بپردازیم تا مثلا در سنین پیری با انواع مریضی ها دست و پنجه نرم نکنیم. هر برنامه مهمی که به تدریج بر اساس برنامه ریزی قابل انجام باشد در این فیلد قرار میگیرد. مثال دیگر یادگیری زبان دوم است. چنانچه مثلا زبان انگلیسی را از الان و به صورت تدریجی نیاموزیم در آینده فرصت های بسیار زیادی را از دست خواهیم داد. پس از همین حالا و بعد از انجام کارهای مهم و فوری برای کارهای مهم و غیر فوری وقت بگذارید.

کارهای غیر مهم اما فوری

این کاراها را یا باید به شخص دیگری بسپارید یا برای زمان بندی آنها مجدد فکر کنید. ممکن است تشخیص دهید حضور شما در یک جلسه خیلی مهم نیست ولی آن جلسه حتما باید تشکیل شود. بنابراین میتوانید به جای حضور شخصی خودتان یکی از کارشناسان مورد اعتماد خود را به آن جلسه بفرستید. چه بسا که نتیجه خیلی خوبی هم حاصل گردد. همچنین می توانید به صورت آگاهانه آنها را به تعویق بیندازید. با عقب انداختن این کارها فرصت بیشتری برای انجام کارهای مهم و با فوریت بالا یا مهم و فوریت کمتر دارید.

با این کار یاد خواهید گرفت که بعضی قرار ها یا دیدار ها را کمتر بگذارید تا کمتر مجبور به تماس برای عذرخواهی شوید.

کارهای غیر مهم و غیر فوری

از حضور زیاد در فضای مجازی، پیگیری اخباری که هیچ وقت ربطی به شما پیدا نخواهند کرد، وقت گذاشتن برای رسانه های زرد فقط چند مثال از کارهای غیر مهم و غیر فوری هستند. بی شک هر فردی در زندگی شخصی خود مثال های زیادی از این نوع کارها می تواند بزند. اگر واقعا بر این باورید که رسیدن به هدف مهمترین کار شما است عملا باید تا جایی که امکان دارد کارهای غیر مهم و غیر فوری خود را حذف کنید.

اما چه ابزارهایی به جریان سازی ماتیرس آیزنهاور کمک خواهد کرد؟

اگر می خواهید ماتیرس آیزنهاور را پیاده سازی کنید بیش از هر ابزاری به تفکر و تصمیم واقعی نیاز دارید. مثلا همین الان تصمیم بگیرید که از سال جدید هم برنامه ها را بر اساس ۴ اصل ماتریس آیزنهاور جانمایی کنید. همین حالا سررسید ۱۴۰۲ را بخرید و هر برنامه ایی که از در سال جدید می خواهید عملیاتی بکنید را در آن بنویسید. البته شاید از آن دسته از افرادی باشید که برای برنامه ریزی احتیاج به تقویمی دارید که دائم روی میز شما باشد و روز های یک ماه را در آن ببینید پس در کنار خرید سررسید، تقویم رومیزی ۱۴۰۲ هم پیشنهاد خوبی برای شما خواهد بود.