چگونه از زمان کاری خود بیشترین بهره وری را ببرید؟

بازار؛ گروه اصناف و بازرگانی: بسیاری از مردم برای مدیریت زمان با مشکلات زیادی مواجه هستند. بسیاری از مردم روز خود را با برنامه ریزی برای کارهایی که باید انجام دهند شروع می کنند، اما خیلی زود حواسشان پرت می شود و روی کارهایی که اولویت کمتری دارند؛ تمرکز می کنند، یا اصلاً کار را به تعویق می اندازند، که باعث می شود در برخی موارد کارها روی هم تلنبار شود. این تلنباری کارها نه تنها موجب کاهش کارایی فرد می شود بلکه در بسیاری از موارد خود یکی از عوامل استراس زا برای افرادی است که به اصطلاح سرشان شلوغ است و یا بی خود سر خود را شلوغ کرده اند.

اگرچه هیچ راه حل یکسانی برای این مشکل وجود ندارد، با این حال، این گزارش که بر گرفته از یک مقاله در نیویورک تایمز است راه‌هایی را بررسی می‌کند که به افراد کمک می‌کند تا زمان خود را با توجه به شخصیت و سبک کاری خود بهتر مدیریت کنند.

مشکل چند وظیفه ای

هنگامی که افراد سعی می کنند چندین کار را همزمان انجام دهند، معمولاً کار بسیار کمی انجام می دهند. این افت بهره وری به دو دلیل برمی گردد: اولی اینکه از نظر بیولوژیکی غیرممکن است، زیرا همه ما ظرفیت ذهنی محدودی داریم. بنابراین مغز تلاش مضاعفی برای مقابله با چندین ایده به طور همزمان انجام می دهد، زمانی که افراد بین وظایف خود جابجا می شوند.

از سوی دیگر توانایی افراد برای تکمیل کارها یا وظایف بستگی به این دارد که آنها چقدر می توانند روی یک کار در یک زمان خاص تمرکز کنند، خواه آن زمان پنج دقیقه یا یک ساعت باشد.

دلیل دوم این است که انجام چند کار و جابجایی بین کارها احتمال اشتباه را افزایش می دهد. افراد وقتی روی یک کار تمرکز می شوند کارآمدتر هستند. اکنون باید به این سئوال پاسخ دهیم که افراد چند شغله و یا با مسئولیت های متعدد چگونه روی یک کار متمرکز شوند.

مردم باید سعی کنند در برابر عوامل حواس پرتی مقاومت کنند، از جمله مقاومت در برابر اصرار برای بررسی رسانه های اجتماعی در حین کار

چگونه روی یک کار تمرکز کنید؟

افراد برای استفاده بهینه از زمان کاری خود باید محیط کاری ایجاد کنند که آنها را تشویق کند فقط روی یک کار تمرکز کنند و موارد سه گانه زیر تغییرات ساده ای را نشان می دهد که با عمل به آنها می توان به افراد در بهبود بهره وری کمک کرد.

۱- در برابر منابع پراکندگی مقاومت کنید:مردم باید سعی کنند در برابر عوامل حواس پرتی مقاومت کنند، از جمله مقاومت در برابر اصرار برای بررسی رسانه های اجتماعی در حین کار.

برخی از افراد ممکن است نیاز به دانلود برنامه‌هایی داشته باشند که به خلاص شدن از شر حواس‌پرتی کمک می‌کنند، مانند «Self Control» و «Freedom». چنین برنامه‌هایی با مسدود کردن برنامه‌ها و سایت‌های ارتباطی برای یک دوره خاص به افراد کمک می‌کنند تا بر روی کارشان تمرکز کنند.

۲- حرکت: اگر فردی احساس می کند که نمی تواند تمرکز کند، کار را متوقف کند، مثلاً پیاده روی کند، زیرا پیاده روی به بهبود خلق و خو و افزایش تمرکز کمک می کند.

۳- کار را به دوره های زمانی تقسیم کنید:یک فرد می تواند کرنومتر را برای پنج یا ده دقیقه تنظیم کند، متعهد شود که در این مدت روی یک کار تمرکز کند، سپس یک دقیقه استراحت کند، سپس پنج یا ده دقیقه دیگر به سر کار بازگردد و غیره.

برای معطل کنندگان

بسیاری از افراد ممکن است کارها را مرتب به تعویق بیاندازند. دو مرحله ساده زیر به آنها کمک می کند تا بر این مشکل غلبه کنند و بهره وری خود را افزایش دهند.

۱- مسئولیت پذیری: برای رفع مشکل اهمال کاری، فرد می تواند از مدیر یا همکار خود بخواهد تا گزارش های منظمی از مراحل پیشرفت او در پروژه ای که بر روی آن کار می کند؛ ارائه بدهد، به طوری که مسئول این وظیفه در صورت انجام به موقع کارها از او قدردانی کند و در صورت عدم دستیابی به اهداف تعیین شده ناراحتی خود را ابراز کند. این به تعویق‌کنندگان انگیزه می‌دهد تا کارها را بدون تاخیر انجام دهند.

۲- فهرستی از کارها تهیه کنید: مهم است که فرد در پایان هر روز کاری فهرستی از کارهایی را که می خواهد روز بعد انجام دهد، را تهیه کند زیرا این کار به او کمک می کند بین چند کار حواسش پرت نشود و اولویت ها را مدنظر قرار دهد.

در حالی که برخی از افراد ترجیح می‌دهند فهرستی از وظایف را روی کاغذ بنویسند و جلوی هر کاری که انجام می‌دهند علامت بگذارند، برخی دیگر ترجیح می‌دهند به برنامه‌ها رایانه ای و یا اپلیکیشن های موبایل تکیه کنند. در میان برنامه‌هایی که می‌توان از آنها برای تهیه فهرستی از وظایف استفاده کرد، برنامه " Todoist" و " Evernote " امتحان خود را پس داده اند. البته احتمالا نسخه های ایرانی مشابه نیز می توان یافت.

کسانی که برای مدت طولانی کار می کنند

اینکه یک فرد ساعت های طولانی کار می کند به این معنی نیست که کارهای زیادی را انجام می دهد، گاهی اوقات بهترین راه برای انجام سریعتر یک کار شاید این باشد که برای مدت طولانی روی آن کار نکنید. در این باره شاید مثال تیز کردن اره برای کسی که در حال کار با چوب است مثالی معروف برای این گروه از افراد است.

در این زمینه، نکات زیر برای افرادی است که برای مدت طولانی کار می کنند.

۱- بیشتر حرکت کنید: نشستن طولانی مدت بر بهره وری افراد تأثیر منفی می گذارد، در حالی که ایستادن و حرکت به بهبود جریان خون در مغز کمک می کند، بنابراین کارشناسان به افراد توصیه می کنند که در حین کار، ایستادن و حرکت استراحت کنند تا به مغز فرصت استراحت از محل کار بدهند.

۲- استراحت های طولانی داشته باشید: ساعات کار طولانی بر خلاقیت تأثیر منفی می‌گذارد، بنابراین زمانی که فرد متوجه هر نشانه‌ای از خستگی ذهنی مانند خواندن مکرر یک جمله می‌شود، مهم است که به همین تناسب به سراغ استراحت های طولانی برای شارژ مجدد برود و پر واضح است که خوابیدن بهترین راه برای استراحت طولانی مدت و شارژ مجدد است.

۳- چرت بزنید: افرادی که بعد از ظهر احساس خستگی می کنند باید توجه داشته باشند که این موضوع بسیار عادی است. این افراد می توانند با چرت زدن ۲۰ دقیقه ای دوباره شارژ شوند.

۴- غلبه بر استرس: وقتی افراد خیلی احساس خستگی می کنند سریع نفس می کشند و این باعث می شود اکسیژن کمتری به مغز فرستاده شود و همین امر باعث تنش ذهنی بیشتر افراد می شود و افکارشان گیج می شود و لذا توصیه می شود با تنفس عمیق و صحیح بر این مشکل غلبه کنند.