نرم افزار حسابداری چیست و یک نرم افزار حسابداری خوب چه ویژگی‌هایی دارد؟

به گزارش بازار، در دنیای امروزی انجام کارهای مختلف حسابداری بدون استفاده از نرم افزار حسابداری تقریبا امکان پذیر نمی باشد و یک کار مشکل برای حسابداران به حساب می آید. به دلیل این مشکلات شرکت ها و یا واحد های تجاری برای انجام یک سری فعالیت های گروهی حسابداری اقدام به انتخاب و خرید بهترین نرم افزار حسابداری در ایران کرده اند ، با توجه به این موضوع که در کشور خودمان نیز تعداد نرم افزار های حسابداری کم نمی باشند باید بدانید که چه معیاری می تواند خوب و یا بد بودن یک نرم افزار حسابداری را برای افراد مشخص کند.

نرم افزار حسابداری یک نرم افزار مالی است که کار پردازش حساب های شما را با ماژول های کاربردی از جمله ماژول های انبار، دستمزد، صندوق و ... غیره انجام می دهد و اسناد و مدارک شمارا ثبت و ضبط می کند. در این متن به تعریف نرم افزار حسابداری و ویژگی های یک نرم افزار حسابداری خوب پرداخته ایم.

نرم افزار حسابداری چیست؟

به طور کلی نرم افزار های حسابداری وظیفه جمع بندی و مرتب کردن اطلاعات مالی برای حسابداران و مدیران مالی می باشد که بسیاری از مدیران شرکت های مختلف تصمیمات خود را با توجه به اطلاعات و گزارشات به دست آمده توسط حسابداران و مدیران مالی خود قرار می دهند که این اطلاعات به دست آمده توسط بهترین نرم افزار های حسابداری پردازش و تهیه می شوند و در اختیار مدیران عامل شرکت ها قرار می دهند.
به طور کلی در کشور ما نیز نرم افزار های حسابداری بسیاری وجود دارند که نمی توان به طور حتم درباره نرم افزار های خوب و بد نظر داد ولی به طور کلی می توان خصوصیات بهترین نرم افزار های حسابداری را بیان کرد تا شما بتوانید به راحتی هر چه تمام بهترین نرم افزار های حسابداری در ایران را تشخیص دهید و در آخر انتخاب درستی در تهیه بهترین نرم افزار حسابداری در ایران برای خود و شرکت خود داشته باشید

ویژگی های یک نرم افزار حسابداری ایده آل:

برای آن که بهترین نرم افزار حسابداری را بیابید باید ابتدا بررسی کنیم که آیا نرم افزار مورد نظر شما ویژگی برتری نسبت به سایر نرم افزار ها دارد یا نه.
در این قسمت تعدادی از ویژگی های منجصر به فرد یک نرم افزار جسابداری پر کاربرد و کاربر پسند را برای شما مرور کرده ایم:

پشتیبانی شرکت نرم افزاری

مهمترین خصوصیت یک نرم افزار خوب ، پشتیبانی به‌موقع و مناسب می‌باشد، بدیهی است پشتیبانی به‌ موقع یکی از مهم‌ترین نکات در انتخاب یک نرم‌افزار می‌باشد.

سهولت کاربری

سهولت کاربری (User Firendly) ، امکان ثبت اطلاعات با سرعت بالا ، دسترسی آسان به ابزارها و فرم‌ها ، وجود کلیدهای میانبر (ShortCut) جهت ثبت سریع اطلاعات از جمله خصوصیات بسیار مهم برای کاربران می‌باشد.

سرعت نرم افزار

سرعت بالا هنگام ثبت اطلاعات و همچنین تولید گزارش از مهم‌ترین ویژگی‌ها هنگام انتخاب نرم‌افزار می‌باشد . متاسفانه بسیاری از نرم افزارها بدلیل عدم رعایت اصول برنامه نویسی ، بعد از گذشت چند ماه یا چند سال ، نرم افزار به اندازه ای با کاهش سرعت مواجه می شود که عملا قابل استفاده نمی باشد . بهترین راه برای مطلع شدن از سرعت نرم افزار ، مراجعه یا تماس با مشتریان قدیمی شرکت می باشد که حداقل ۵ سال از نرم افزار استفاده کرده اند.

گزارشات ، نمودارها و داشبوردها

پس از ثبت اطلاعات در نرم‌افزار، سرعت و دقت در گزارشات پرکاربرد به مدیران و سایر اشخاص درگیر سازمان این امکان را می‌دهد تا با استفاده منابع موجود و این گزارشات بتوانند در لحظه تصمیمات صحیح اتخاذ نمایند. همچنین امکان گزارش گیری های شرطی  و مدیریتی ، نموداری و چارت ها و همچنین استفاده از ابزارهای گزارش ساز و داشبورد های مدیریتی  این امکان را به کاربران می‌دهد تا بتوانند در کوتاه‌ترین زمان بیشترین استفاده را از اطلاعات کنند.

خصوصیت گرافیکی و ظاهری نرم افزار

کاربران نرم‌افزار، به صورت مستمر و روزانه از نرم‌افزار استفاده می‌کنند، بدیهی است ظاهر مناسب نرم‌افزار، قابلیت تغییر رنگ و ظاهر نرم افزار برای هر کاربر و همچنین چیدمان قرار گرفتن ابزارها در فرم‌های نرم افزار علی الخصوص فرم های پذیرش بیماران را می‌توان یکی از خصوصیت های ویژه در انتخاب نرم‌افزار دانست.

یکپارچگی نرم افزار

یکپارچه‌سازی سیستم، قرار دادن مؤلفه‌های مختلف مستقل در کنار هم برای کار به‌عنوان یک سیستم کلی است. اگر سازمان به‌جای چندین سیستم فرعی مختلف (سیستم جزیره‌ای)، آن‌ها را به یک سیستم واحد، بدون از دست دادن اطلاعات ارزشمند، متصل کند،ممکن است در حذف رقبا نیز موفق باشد. نه تنها استفاده از یک سیستم به‌جای چند سیستم هوشمندانه‌تر است، بلکه نتایج دقیق‌تری را نیز حاصل می‌کند. با این حال، ادغام سیستم یک فرایند پیچیده است و در هر مرحله از فرآیند ادغام سیستم‌ها، می‌توان مقدار زیادی از داده‌های کم‌ارزش را حذف کرد.
یکپارچگی در مهندسی نرم افزار به معنای ترکیب قطعات نرم افزاری (به اصطلاح زیر سیستم‌ها) در یک سیستم است. سیستم‌های یکپارچه، عملکرد بهتری را در مقایسه با مجموع تمامی سیستم‌های مستقل ارائه می‌دهند. آنچه اهمیت دارد، این است که یک برنامه کاربردی جامع، محتوای کاربردی بیشتری را ارائه می‌دهد. در این حالت، توزیع و استفاده نیز راحت تر می‌شود. یکپارچگی در حال پیشرفت است و می‌دانیم که تا کنون روند پیشرفت به این شکل نبوده است. سیستم‌های یکپارچه در فضای اینترنت روزانه در حال ظهور و تولید هستند. بنابراین شناخت و ارتباط با آن‌ها بسیار ضروری است.

انعطاف پذیری نرم افزار

یکی از ویژگی‌ها بارز انتخاب نرم‌افزار خوب انعطاف‌پذیری نرم‌افزار در استفاده از امکانات تعبیه‌شده و همچنین ایجاد فیلدهای دلخواه متناسب با نیاز باشد . شرکت تولیدکننده نرم‌افزار می‌بایست در مقابل تغییرات درخواستی منعطف بوده و با لحاظ کردن استانداردهای موجود مسیر توسعه را در راستای نیاز کاربران فراهم کند.

مناسب با کسب کار شما

یکی از خصوصیت های مهم در انتخاب نرم‌افزار ویژگی مناسب بودن نرم‌افزار با کسب‌وکار شما می‌باشد، در صورتی که نرم‌افزار خریداری شده مناسب با کسب‌وکار شما نباشد قطعاً کارآمد نبوده و نیازهای مرکز شما برآورده نخواهد شد و همچنین در انتخاب نرم‌افزار بایستی آینده کسب و کار خود را در نظر بگیرید ، بدیهی است در صورت عدم دقت به این نکته در چنین وضعیتی در آینده مجبور به تغییر نرم افزار خواهید شد . لازم به توضیح می باشد تغییر نرم افزار بسیار کار سخت و دشواری می باشد بدلیل عادت کردن کاربران به رویه ها . لذا این خصوصیت بسیار مهم می باشد.

امنیت نرم‌افزار

یکی از مهم‌ترین شاخصه‌های انتخاب یک نرم‌افزار خوب امنیت نرم‌افزار است. نرم‌افزاری را انتخاب کنید که دارای مجوزهای لازم در این زمینه باشد. با رؤیت مجوز معتبر، شما مطمئن خواهید شد که شرکتی متخصص با استانداردهای روز جهانی نرم‌افزار مورد نظر را تست کرده و این منجر به اخذ گواهی امنیت شده است. اگر به گواهینامه ارائه شده مشکوک شدید حتماً آن را استعلام نمایید تا از صحت آن اطمینان حاصل کنید.

تحت وب بودن نرم افزار حسابداری

امروزه کاربران تمایل دارند بدون نیاز به نصب، از نرم‌افزار حسابداری خود استفاده نمایند. این نیاز می‌تواند با قابلیت تحت وب بودن امکان‌پذیر شود. علاوه بر مورد ذکرشده استفاده از نرم افزار حسابداری تحت وب، این امکان را فراهم می‌کند که از هر مکانی بتوان (دورکاری) از نرم‌افزار استفاده نمود و این امر خدمت‌دهی نرم افزار شما را به‌شدت افزایش می‌دهد.

کیفیت نرم‌افزار

یکی از مهم‌ترین مقوله‌ها که باید در نظر گرفته شود QC یا همان کنترل کیفیت مجوزهای لازم را در این مجوزه های لازم زمینه کسب نموده باشد. با رؤیت گواهی کنترل کیفیت شما خیالتان از بسیاری مسائل فنی راحت می‌گردد.

میزان مصرف منابع توسط نرم‌افزار

یکی از مهم‌ترین مسائل استفاده بهینه از منابع سخت‌افزاری است که توسط نرم‌افزاری طراحی شده است. هنگام خرید باید به این موضوع دقت نمایید که نرم‌افزار مورد نظر به چه میزان منابع به ازای هر کاربر نیازدارد. بسیاری از نرم‌افزارها با تعداد کاربر بالا قفل می‌کنند که در تست کیفیت این موضوع بررسی کامل می‌شود؛ بنابراین به گواهی‌های کیفیت شرکت ارائه‌دهنده محصول توجه بیشتری کنید.

سازگاری نرم‌افزار حسابداری

هرچقدر نرم افزار با ویژگی های شما سازگارتر باشدکار با آن برای شما راح تر و دلپذیر تر است. نرم‌افزار باید این توانایی را داشته باشد تا اولویت‌های مهم شما را پشتیبانی نماید. نرم افزار حسابداری آنلاین می تواند نمونه خوبی از نرم افزارهای حسابداری سازگار باشد.

انعطاف‌پذیری نرم‌افزار

نرم‌افزاری که می‌خواهید انتخاب کنید تا حد امکان باید پارامتریک طراحی شده باشد تا با تنظیمات ساده بتوانید آن را بر اساس سلیقه سازمان خود مطابق کنید. مطمئن شوید نرم‌افزاری که خریداری می‌کنید آمادگی پوشش این قبیل تغییرات را داشته باشد. امروزه برخی نرم‌افزارها با ابزارهایی مانند فرم ساز، گزارش ساز، طراحی مسیر گردش کار و نامه ساز، توانسته‌اند بخش عمده‌ای از نیازهای کاربران را مرتفع نمایند.

ظاهر خوب نرم‌افزار

هرچقدر محیط نرم افزار خوب و دلنشین تر باشد کار با آن راحتر و خستگی با نرم افزار کمتر می شود نرم افزارها باید این قابلیت را داشته باشند که بتواند رنگ صفحات،میز کار شخصی و غیره را تغییر داد علاوه بر آن ظاهر نباید پیچیده باشد و کاربر بتواند به‌آسانی به منوها با طبقه‌بندی مناسب دسترسی داشته باشد.

آموزش و استقرار نرم‌افزار حسابداری 

همه شرکت‌های نرم‌افزاری همراه با خرید، آموزش استفاده از آن را به شما خواهند داد. که این آموزش می‌تواند به‌صورت حضوری و یا کلاس مجازی و یا توسط جزوات، سی دی آموزشی و راهنمای سیستم که به شما ارائه می شود. مطمئن شوید شرکت تولیدکننده نرم‌افزار بتواند در این زمینه نیز برای شما سرویس‌دهی مناسبی داشته باشد؛ زیرا هیچ‌چیز کلافه کننده تر از یک نرم‌افزار جدید و ناآشنا نیست. و مورد مهم اینکه مطمعن شوید که آیا شرکت نرم افزاری می تواند شما در هر لحظه به صورت تلفنی ،آنلاین یا حتی حضوری شما را راهنمایی کند یا خیر.

 دریافت خدمات فنی نرم افزار

ممکن است فاصله مکانی شما با تولیدکننده نرم‌افزار زیاد باشد. بخصوص شرکت‌های تولیدی که در شهرک‌های صنعتی حومه شهرهای بزرگ قرار داشته و رسیدن به آنها خود یک مسافرت است. کنترل کنید در صورتیکه دچار مشکل فنی شوید شرکت طراح چگونه به شما سرویس‌دهی می‌کند. این موضوع در حالت سرویس منتفی است.

چند سطحی بودن 

چند سطحی بودن نرم افزار حسابداری یکی از ویژگی‌هایی است که در کسب‌وکارهای بزرگ بسیار حائز اهمیت است. تعداد سطوح نرم افزار نیز بستگی به نیاز شرکت دارد. در حال حاضر نرم افزارهای حسابداری چند سطحی ایرانی، بین ۴ تا ۱۰ سطح دارند.
در کنار این امکان نصب زیرسیستم و ماژول‌های مختلف در نرم افزار، ویژگی‌ای است که به‌خصوص برای کسب‌وکارهای بزرگ بسیار مهم محسوب می‌شود. این اتفاق باعث می‌شود تا به میزان زیادی از حجم و دردسرهای حسابداران کم کرده و باعث یکپارچگی امور حسابداری یک کسب‌وکار می‌شود.

تنوع گزارش‌گیری

برای انتخاب نرم افزار حسابداری حتماً این نکته را در نظر داشته باشید که نرم افزار بتواند گزارش‌های متنوع موردنیاز شما را در اختیارتان قرار دهد. ویژگی‌ای که در نرم افزارهای خارجی وجود آن بسیار عادی است اما متأسفانه در نرم افزارهای حسابداری ایرانی چندان جدی گرفته نشده است.
باید گزارش‌های رایج موردنیاز کسب‌وکار خود را بشناسید و هنگام انتخاب نرم افزار حسابداری، قابلیت آن نوع گزارش‌گیری را مدنظر داشته باشید.

امکان تبدیل گزارش‌ها و اسناد به فایل اکسل

بسیاری از حسابداران اعتقاد دارند که اکسل همچنان پرکاربردترین نرم افزار حسابداری در جهان است. همچنان بسیاری از نهادها و سازمان‌ها گزارش‌های مالی خود را به‌صورت فایل اکسل می‌خواهند. درصورتی‌که یک سند مالی به‌صورت اکسل موجود باشد قطعاً در همه‌جا قابلیت استفاده و استناد را خواهد داشت.
امکان تبدیل گزارش‌ها و اسناد مالی به اکسل، به‌عنوان یک قابلیت به‌ظاهر ساده همچنان در بسیاری از نرم افزارهای حسابداری وجود ندارد و در برخی نیز به‌صورت محدود در دسترس است. درصورتی‌که به‌صورت مداوم نیاز به گزارش‌های مالی به‌صورت اکسل دارید حتماً باید این ویژگی را مدنظر قرار دهید.

سازگار با نرم افزارهای CRM

نرم افزار حسابداری باید قابلیت اتصال به crmرا داشته باشد چون با گسترش کسب و کارها اطلاعات مربوط به مشتریان و موارد دیگر را داشته باشیم.

امنیت بالا

شاید بتوان یکی از مهم‌ترین معیارهای انتخاب نرم افزار حسابداری را امنیت آن قلمداد کرد. امنیت نرم افزار حسابداری از چند جهت قابل‌بررسی است. از یک‌سو اطلاعات مالی شما باید در مقابل دسترسی افراد غیرمسئول امنیت کافی داشته باشد. از سویی دیگر باید ذخیره‌سازی اطلاعات شما به نحوی انجام گیرد که نگه‌داری آن‌ها با بالاترین امنیت صورت گیرد.