سه داستان کوتاه از چالش‌های مدیریت کسب و کار و راه حل آن‌ها

به گزارش بازار، بیل گیتس می‌گوید: "اطلاعات قدرت است." این جمله به خوبی نشان دهنده نقش کلیدی و مهم داده‌ها در موفقیت کسب‌وکارها است و نشان می دهد که استفاده هوشمندانه از آن‌ها تا چه اندازه در موفقیت و شکست موثر خواهد بود. به طور مثال شرکت تولیدی که با چالش کاهش کیفیت محصولات روبرو هستند یا بسیاری از کسب‌وکارها که با حجم عظیمی از داده‌ها سر وکار دارند و هزاران مثال دیگر که تحلیل و تفسیر آن‌ها بدون ابزار مناسب، بسیار دشوار خواهد بود. در ادامه با تعریف داستان‌های واقعی، به سراغ موقعیت هایی خواهیم رفت که صنایع مختلف توانسته اند با به کار بردن ابزارهای گزارش‌دهی متنوع، چالش‌های پیچیده خود را از ابعاد مختلف به صورت بهینه حل نمایند. تاثیرات بنیادی بر جنبه هایی مانند بهبود عملکرد تیم فروش تا بهینه‌سازی فرآیندهای تولید که به کار بردن این ابزارها به تصمیم‌گیرندگان این امکان را می دهد تا با اطمینان بیشتری در این مسیر قدم بردارند.

"طبق تحقیقات اخیر، شرکت‌هایی که از ابزارهای گزارش‌دهی استفاده می‌کنند، به‌طور متوسط ۲۰ درصد افزایش بهره‌وری را تجربه کرده‌اند."

پس با ما همراه باشید تا در شناخت دنیای شگفت‌انگیز داده‌ها و گزارش‌دهی شما را همراهی نماییم.

داستان اول: مدیر فروش و چالش دستیابی به اطلاعات دقیق فروش

اقای مهندس خالقی، مدیر فروش یک شرکت بزرگ تولید مواد غذایی است که همیشه با چالش نظارت بر عملکرد دقیق هر یک از نمایندگی‌های فروش خود رو به رو است. در گذشته او برای تهیه گزارش‌های فروش، داده‌های پراکنده را در اکسل‌ها و فایل‌های مختلف مجبور بود ثبت کند. این کار علاوه بر زمان‌بر بودن، خطاهای انسانی زیادی داشت و دقت پایین تری در این نوع گزارش‌ها به ثبت می رساند. بنابراین اقای خالقی با مشکل اتخاذ تصمیمات دقیق درست و به‌موقع رو به رو بوده و در مورد افزایش فروش، انتخاب محصولات جدید و مدیریت کانال‌های توزیع نتوانست عملکرد مناسبی داشته باشد.

راهکارهای افزایش میزان فروش

راهکارهای متفاوتی را شرکت اقای خالقی برای حل این مشکل اتخاذ کرد که شامل ایجاد گزارش‌های دستی در اکسل و استفاده از نرم‌افزارهای BI پیچیده بود. آنها سعی کردند داده‌های فروش شرکت خود را با استفاده از اکسل، جمع‌آوری و تحلیل کنند اما چالش این روش، زمان‌بر بودن و امکان بروز خطای بالا در آن است. با به کار بردن نرم‌افزارهای BI پیشرفته نیز به دلیل بالا رفتن پیچیدگی کار با این نرم‌افزارها، نیازمند دانش فنی تخصصی بوده که مانع از استفاده گسترده در موارد مختلف می شود.

دستیابی به فروش بیشتر با ابزار گزارش‌ساز

در این موقعیت، شرکت اقای اخلاقی به فکر استفاده از یک ابزار گزارش‌سازی قدرتمند و در عین حال ساده افتادند تا به داده‌های فروش خود راحت تر دسترسی پیدا کرده و گزارش‌های دقیق و تعاملی را ایجاد کنند. در این نوع نرم افزارها، شرکت قادر بود تنها با چند کلیک ساده، عملکرد هر یک از نمایندگی‌ها را در مقایسه با دوره‌های قبلی مشاهده و مقایسه کنند، بدین ترتیب محصولات پرفروش و کم‌فروش قابل شناسایی شده و مناطق جغرافیایی با پتانسیل رشد بالا مشخص گردید. همچنین، این ابزار به شرکت امکان پیش‌بینی‌های فروش با دقت بالاتر را اعطا کرده  و توانستند برنامه‌ریزی‌های لازم برای آینده را واقعیو عملیاتی تر انجام دهد.

تاثیر استفاده از ابزار گزارش ساز بر میزان فروش

با کاهش زمان صرف شده برای تهیه گزارش‌های میزان فروش، بهره‌وری شرکت افزایش یافت و علاوه بر آن تمرکز شرکت بر روی فعالیت‌های مهم‌تری مانند جذب مشتریان جدید اختصاص یافت.

 با دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز، مدیران زمان خود را بر اتخاذ تصمیمات درست تر در مورد تخصیص منابع، انتخاب محصولات و مدیریت کانال‌های توزیع متمرکز می کنند. به این ترتیب، در کیفیت تصمیم‌گیری بهبودهای قابل توجهی صورت گرفت.  گزارش ساز با ارائه خدمات بهتر و سریع‌تر به مشتریان، می‌توان به افزایش رضایت مشتری و وفاداری آن‌ها کمک کرد. استفاده از کاهش زمان صرف شده برای تهیه گزارش‌ها و کاهش خطاهای انسانی منجر به کاهش هزینه‌های عملیاتی می‌شود.

میزان فروش قبل از استفاده از ابزار گزارش‌سازی

اگر بخواهیم به صورت عملیاتی شده درباره  وضعیت شرکت اقای خالقی صحبت کنیم، تغییرات و بهبودهای صورت گرفته در این شرکت براساس امار به صورت زیر از شرکت ایشان گزارش شده است:

• زمان صرف شده برای تهیه گزارش‌های ماهانه از ۵۰ ساعت به  ۵ ساعت کاهش یافته است.
• دقت گزارش‌ها از ۷۰% (به دلیل خطاهای انسانی در وارد کردن داده‌ها و محاسبات) به ۹۵% افزایش یافت.
• زمان پاسخگویی به درخواست‌های مدیران از ۲-۳ روز به کمتر از ۱ ساعت کاهش یافت.
• و درصد تصمیم‌گیری‌های درست بر اساس داده‌ها از ۶۰% به ۸۵% رسید.

داستان دوم: چالش تحلیل داده‌های پیچیده یک شرکت تولیدی

خانم حسینی، تحلیلگر داده یک شرکت تولیدی است. مسئولیت اصلی ایشان، تحلیل داده‌های تولید و شناسایی نقاط بهبود در فرآیند تولید است. چالش اصلی این مسئولیت، پردازش و رسیدگی به داده‌های تولید این شرکت در حجم زیاد و پیچیده ایی ست که در جداول و پایگاه های داده‌ مختلفی ذخیره شده اند. خانم حسینی در حالت عادی برای تحلیل این داده‌ها، ساعت‌های زیادی را صرف کرده و از زبان‌های برنامه‌نویسی پیچیده ای استفاده می کند که این کار علاوه بر زمان‌بر بودن، نیاز به دانش فنی بالایی خواهد داشت.

راهکارهای تحلیل داده های پیچیده در دنیای کسب و کار

الان این سوال پیش می آید پس شرکت ها در این موقعیا چه کار می کنند؟ راه های مختلفی برای حل این مشکل در دنیا پیش بینی شده است که رایج ترین آنها نوشتن اسکریپت‌های پیچیده یا ابزارهای آماری است. در روش اسکریپت‌های نویسی، سعی می‌گردد با نوشتن اسکریپت‌های پیچیده در زبان‌های برنامه‌نویسی پایگاه داده ها مانند SQL، نتایج را استخراج و تحلیل کرده که به دلیل امکان بالای بروز خطا پیشنهاد نمی گردد. در روش استفاده از ابزارهای آماری، خانم حسینی از ابزارهای آماری برای تحلیل داده‌ها استفاده می‌کند که این ابزارها اغلب برای کاربران غیر متخصص، دارای  پیچیدگی بالا بوده و نیاز به دانش آماری بالایی نیز دارد.

اگر بخواهیم به صورت اماری مشکلات و مسائل این روش را شرح دهیم، جدول زیر گویای این مسئله خواهد بود:

• زمان صرف شده برای تحلیل یک مجموعه داده: ۳ روز
• تعداد خطاهای شناسایی شده در فرآیند تولید: ۲۰۰ خطا در ماه
• زمان شناسایی ریشه مشکلات تولید: یک هفته
• میزان کاهش هزینه‌های تولید پس از اعمال تغییرات بر اساس تحلیل داده‌ها: ۵%

تحلیل داده های پیچیده با نرم افزار گزارش‌ساز

با استفاده از یک ابزار گزارش‌ساز قدرتمند، خانم حسینی، به مراتب راحت تر به داده‌های تولید دسترسی پیدا کرده و آن‌ها را به صورت گرافیکی و تعاملی تحلیل کند. در این نوع تحلیل، با استفاده از نمودارها و داشبوردهای تعاملی، روند تولید، نقاط ضعف و قوت فرآیند تولید مشخص گردیده و عوامل موثر بر کیفیت محصولات شناسایی گردید. از مزایای دیگر این ابزار،  پیش‌بینی‌ میزان تولید است که به مدیران شرکت در تصمیم‌گیری‌های استراتژیک در آینده کمک می کند.

مثالی دیگر از تحلیل هزینه-سود با نرم افزار گزارش‌ساز

نمونه دیگری از کاربرد گزارش ساز در تحلیلگری داده ها، بررسی داده های یک شرکت تولید قطعات خودرو است که برای ارائه گزارش‌های مالی ماهانه و سالانه  احتیاج است. قبل از استفاده از نرم افزار گزارش‌ساز، یک تحلیلگر به حدود ۸۰ ساعت در ماه زمان برای جمع‌آوری داده‌ها از منابع مختلف و ورود داده‌ها به اکسل نیاز است تا گزارش‌های مالی اولیه تولید گردد.

تاثیرات استفاده از ابزار گزارش‌ساز برای یک تحلیلگر مالی

1. صرفه جویی در  هزینه‌های نیروی انسانی: با خودکار شدن فرآیند تهیه گزارش‌ها، تحلیلگر زمان بیشتری برای تحلیل داده‌ها و ارائه پیشنهادات استراتژیک اختصاص می دهد. در این صورت بر اساس مفروضات قبلی، این شرکت سالانه می توان۸۰۰ هزار تومان در این بخش صرفه‌جویی کند.
2. کاهش هزینه‌های حسابرسی: با افزایش دقت گزارش‌های مالی، هزینه‌های حسابرسی کاهش می‌یابد. در همین مثال، این شرکت به طور سالانه ۵۰۰ هزار تومان در این بخش صرفه‌جویی خواهد کرد.
3. افزایش دقت تصمیم‌گیری: با دسترسی به اطلاعات دقیق و به‌روز، شرکت تصمیمات بهتری در مورد سرمایه‌گذاری، مدیریت هزینه‌ها و کاهش ریسک‌ها اتخاذ خواهد کرد. به این ترتیب، این شرکت سالانه ۳ میلیون تومان در این بخش صرفه‌جویی می کند.

محاسبه بازده سرمایه‌گذاری (ROI)

• اگر فرض کنیم برای هزینه‌های مستقیم، داده ها به صورت زیر باشد:
  • هزینه خرید لایسنس نرم‌افزار: ۸ میلیون تومان (یک‌بار)
  • هزینه پشتیبانی و نگهداری سالانه: ۲ میلیون تومان
  • مجموع هزینه‌های مستقیم در سال اول: ۱۰ میلیون تومان
  • مجموع هزینه‌های مستقیم در سال‌های بعد: ۲ میلیون تومان (هزینه نگهداری)

بنابراین ROI این شرکت به این ترتیب خواهد بود:

• سال اول: ROI = (۸۵.۶۸ - ۱۰) / ۱۰ * ۱۰۰ = ۷۵۶.۸%
• سال دوم به بعد: ROI = (۹۰.۷۲ - ۲) / ۲ * ۱۰۰ = ۴۴۳۶%

همانطور که مشاهده می نمایید، با در نظر گرفتن تمام هزینه‌ها و درآمدها، استفاده از ابزار گزارش‌سازی منجر به افزایش قابل توجه سود خالص شرکت شده است. این نشان می‌دهد که سرمایه‌گذاری در این ابزار، یک سرمایه‌گذاری بسیار سودآور است.

داستان سوم: مدیر مالی و چالش تهیه گزارش‌های مالی دقیق و به‌موقع

در این مثال، اقای احمدی، مدیر مالی یک شرکت خدماتی است که همیشه با چالش تهیه گزارش‌های مالی دقیق و به‌موقع روبرو بوده است. داده‌های مالی شرکت در سیستم‌های مختلفی ذخیره شده بود و جمع‌آوری و یکپارچه‌سازی این داده‌ها بسیار زمان‌بر بود. علاوه بر این، تهیه گزارش‌های مالی با استفاده از اکسل و سایر ابزارهای سنتی، احتمال بروز خطا را افزایش می‌داد.

راهکارهای پیش فرض تهیه گزارش های مالی

استفاده از اکسل: مهندس احمدی و تیمش برای تهیه گزارش‌های مالی مانند سایر کسب و کارها از اکسل استفاده می‌کردند. اما همان مشکل، زمان‌بر بودن و امکان بروز خطا در محاسبات وجود داشت.

ساخت گزارش‌های سفارشی در سیستم‌های ERP: شرکت اقای احمدی از یک سیستم ERP استفاده کرد تا امکان ایجاد گزارش‌های سفارشی را فراهم نماید اما این سیستم پیچیده بود و نیاز به دانش فنی بالایی داشت و خود هزینه های استخدام یک نیروی متخصص را به شرکت اضافه نمود.

تولید گزارش های مالی با ابزار گزارش‌ساز جدید

با استفاده از یک ابزار گزارش‌سازی قدرتمند، اقای احمدی، به مراتب راحت تر توانست به داده‌های مالی شرکت دسترسی پیدا کند و گزارش‌های مالی دقیق و به‌موقع را تهیه کند. این ابزار به شما این امکان را می دهد تا صورت‌ها و تحلیل‌های مالی و گزارش‌های مدیریتی را به صورت خودکار و با فرمت‌های مختلف تولید کند. همچنین با استفاده از این ابزار، آنها توانستند، عملکرد مالی شرکت را با دوره‌های قبل مقایسه کرده و روندهای مالی را تحلیل کند.

در حالی که ابزارهای گزارش‌دهی مزایای بسیاری را برای سازمان‌ها به همراه دارند، اما چالش‌هایی نیز در پی دارند. یکی از مهم‌ترین چالش‌ها، امنیت داده‌ها است. با توجه به اهمیت بالای داده‌ها، سازمان‌ها باید تدابیر امنیتی لازم را برای محافظت از داده‌های خود اتخاذ کنند. همچنین، کمبود نیروی کار متخصص در حوزه تحلیل داده می‌تواند یکی دیگر از چالش‌های پیش روی سازمان‌ها باشد. با این حال، با توجه به اهمیت روزافزون داده‌ها، سرمایه‌گذاری در آموزش و پرورش نیروی انسانی در این حوزه، می‌تواند به عنوان یک فرصت بزرگ برای سازمان‌ها تلقی شود.

بنابراین به شما پیشنهاد می دهیم از نرم افزار گزارش سازهای مطمئن انتخاب کرده و با دقت بیشتزی دست به تلاش بزنید. در ادامه لیست ۳ نرم افزار گزارش ساز قابل اطمینان تر آورده شده است:

1. نرم افزار گزارش ساز فریار سیستم
2. power bi
3. tableau

خلاصه و نتیجه 

حجم عظیم داده‌ها، پیچیدگی آن‌ها و سرعت تغییرات بازار، سازمان‌ها را با چالش‌های جدی مواجه کرده است. ابزارهای گزارش‌دهی با ارائه یک دیدگاه واحد و جامع از داده‌های پراکنده، به مدیران کمک می‌کنند تا این چالش‌ها را مدیریت کرده و از فرصت‌های موجود به بهترین شکل بهره‌برداری کنند. با استفاده از این ابزارها، سازمان‌ها مشکلات را سریع تر شناسایی کرده و ریشه آن‌ها را پیدا می کنند و راهکارهای مناسب تری برای بهبود عملکرد خود ارائه خواهند داد.

ابزارهای گزارش‌دهی تنها به عنوان یک ابزار تحلیل داده عمل نمی‌کنند بلکه به عنوان یک شریک استراتژیک برای سازمان‌ها محسوب می‌شوند. با پیشرفت فناوری‌های هوش مصنوعی و یادگیری ماشین، این ابزارها قادر خواهند بود تا پیش‌بینی‌های دقیق‌تری انجام داده و به سازمان‌ها کمک کنند تا به آینده نگاه کنند. در نتیجه، سازمان‌هایی که از ابزارهای گزارش‌دهی پیشرفته استفاده می‌کنند، قادر خواهند بود تا نوآوری‌های بیشتری را ایجاد کرده و در بازار رقابتی امروز، همیشه یک قدم جلوتر باشند.