برای بهبود زیرساخت های چابکی، کارکنان را آموزش دهید

بازار؛ گروه اقتصاد دیجیتال: چابک (Agile) در متدولوژی مدیریت پروژه، فرایندی است که طی آن یک تیم، یک پروژه را با تقسیم‌بندی به چندین پروژه کوچک‌تر، مدیریت می‌کند. این فرایند با توصیف مشتری از محصول نهایی آغاز می‌شود در عین حال که چابک منظم را می‌توان به عنوان یک ابزار تصمیم‌گیری فرایند تعریف کرد که به بهینه‌سازی فرایندها با توجه به نیازهای خاص هر پروژه، کمک می‌کند.

این درحالی است که کارشناس حوزه چابکی معتقد است رویکرد چابکی بر افزایش همکاری و ارتباط بین افرادی که به صورت تکراری و تدریجی کار می کنند متمرکز است. در همین راستا گفتگویی با اسکات آمبلر انجام داده ایم که در ادامه آمده است.

اسکات آمبلر معاون ، دانشمند ارشد حوزه چابک مهندسی شده یا چابک منظم (Disciplined Agile) در موسسه Project Management Institute ( موسسه غیر انتفاعی سال ۱۹۶۹ تاسیس و در پنسیلوانیا امریکا قرار دارد که در حوزه مدیریت پروژه کار میکند) است. او چارچوب انضباطی چابک را رهبری می‌کند، و (همکار) خالق ابزار چابک منظم (DA) و همچنین روش‌شناسی مدل‌سازی چابک (AM) و داده‌های چابک (AD) است. وی از جمله نویسندگان کتاب هایی، همچون مدل کاری چابک را انتخاب کنید!، راهنمای اجرایی برای چابکی منظم، بازسازی پایگاه های داده ، مدلسازی چابک ، تکنیک های پایگاه داده چابک و The Object Primer؛ ۳rd Edition، همکاری داشته است.

*فرآیندهای چابکی سازمانی چه تأثیری بر عملکرد آنها دارد؟
رویکرد چابکی بر افزایش همکاری و ارتباط بین افرادی که به صورت تکراری و تدریجی کار می کنند متمرکز است. از طریق درک بهتر از اینکه چه کسی چه کاری را انجام می دهد، چگونه آن را انجام می دهد و چه زمانی آن را انجام می دهد، کارایی کلی خود را در نتیجه همکاری و ارتباطات بهتر بهبود خواهد داد.

همچنین به شما این امکان را می‌دهد که سربار مدیریت را کاهش دهید زیرا زمانی که افراد به طور منظم با یکدیگر همکاری می‌کنند، مدیریت کمتری نیاز است. کار کردن به طور مکرر فرصت های شما را برای بازخورد افزایش می دهد، که به نوبه خود این احتمال را افزایش می دهد که کارکنان شما کاری را که باید انجام دهند، انجام دهند.

کار به صورت تدریجی شما را قادر می سازد تا ارزش خود را زودتر و به طور منظم به مشتریان خود ارائه دهید و توانایی خود را برای برآورده کردن نیازهای آنها و در نتیجه ایجاد درآمد یا پس انداز افزایش دهید.

*برای ایجاد زیرساخت بهینه برای چابکی چه باید کرد؟
زیرساخت سازمانی شما هرگز بهینه نخواهد بود زیرا محیط شما همیشه در حال تحول است - خواسته های مشتریان شما تغییر می کند، رقبای شما تغییر می کنند و فناوری های اساسی تغییر می کنند. به همین دلیل، هدف شما باید تبدیل شدن به یک سازمان یادگیرنده، پیشرفت مداوم و فعالانه جستجوی فرصت هایی برای بهتر شدن در کاری باشد که انجام می دهید.

برای مثال کیت ابزار چابکی منظم (DA) موسسه ما تمرکز بر این است تا راهنمایی هایی را برای درک گزینه های فرآیند شما ارائه دهد تا بتوانید روش درست کار (Way of Working :WoW) را برای موقعیت انتخاب کنید. که در حال حاضر با آن روبرو هستید سازمان شما مانند تیم ها و افراد شما منحصر به فرد است، و در نتیجه شما یک مدل کار مناسب برای هدف می خواهید که برای شما مناسب باشد.

برای بهبود زیرساخت های چابکی، باید کارکنان خود را در مورد استراتژی های چابکی اولیه آموزش دهید. این به آنها کمک می کند تا به مزایای اولیه چابکی دست یابند. کارکنان نیز باید در در این حوزه آموزش ببینند، و شما باید روی کوچینگ چابک سرمایه گذاری کنید تا بتوانند به پیشرفت خود ادامه دهند. بسیاری از سازمان‌ها متوجه می‌شوند که زیرساخت‌های ابزار و فناوری اطلاعات موجود آنها کم است، بنابراین سرمایه‌گذاری در این فضا نیز احتمالاً مورد نیاز خواهد بود.

نکته مهمی که باید تشخیص دهید این است که شما باید آماده باشید تا سرمایه گذاری های مداوم در بهبود انجام دهید – این مساله هرگز رایگان نیست، هرگز آسان نیست و هرگز کامل نیست.

*چابکی شامل چه فرآیندهایی است؟ با توجه به هزینه کرد، چقدر برگشتی دارد؟
هر حوزه در سازمان شما متفاوت عمل می کند و در نتیجه مدل کاری خود را خواهد داشت. به عنوان مثال، تیم های نرم افزاری شما متفاوت از تیم منابع انسانی شما، که متفاوت از تیم حقوقی شما، متفاوت از تیم تدارکات شما و غیره کار می کنند.

در چابکی منظم ما به شما آموزش می دهیم که چگونه به طور مداوم از طریق تغییرات کوچک در طول زمان بهبود پیدا کنید، این استراتژی را بهبود مستمر هدایت شده (GCI) می نامیم. هر یک از این تغییرات باید برای شما مفید باشد.

بازده هر تغییر متفاوت خواهد بود. به اینکه چقدر مشکل بزرگ را حل می کنید؟ هزینه تغییر چقدر است؟ بستگی دارد. یکی از مهارت‌هایی که ما آموزش می‌دهیم این است که بر روی مبرم‌ترین مشکل خود تمرکز کنید، عملی‌ترین تغییری را شناسایی کنید که به آن مشکل رسیدگی می‌کند، و سپس WoW جدید را در محیط خود امتحان کنید تا ببینید آیا برای شما کار می‌کند یا خیر. اگر چنین شد، WoW جدید را اتخاذ کنید. اگر نشد، چیز دیگری را امتحان کنید. با این استراتژی، شما دائما در حال پیشرفت هستید.