۹ نکته کلیدی که در زمان خرید نرم افزار حضور و غیاب باید بدانیم

۱ - سیستم عامل مورد نیاز برای نصب نرم افزار

نرم افزار نانوتایم بر روی سیستم عامل ویندوز قابل نصب است، اما با توجه به نسخه وب و اندروید امکان دسترسی بر روی سیستم‌هامل‌های دیگر نیز فراهم شده است.

۲ - تعداد پرسنل قابل تعریف در نرم افزار حضور غیاب

تعداد پرسنل یک مجموعه از عوامل مهم در انتخاب نرم افزار حضور و غیاب است. بسیاری از نرم افزارهای ارائه شده به همراه دستگاه‌های ساعت زنی نسخه پایه بوده و قابلیت تعریف ۳۰ پرسنل دارند و تقریبا امکانات بیشتری در اختیار مجموعه قرار نمی‌دهند. در برخی موارد امکان ارتقاء نرم افزار به نسخه‌های بالاتر برای دسترسی به تعریف تعداد پرسنل بیشتر و شیفت کاری وجود دارد.

نرم افزار نانوتایم در سه سطح پایه، سازمانی و پیشرفته ارائه می‌شود. سطح پایه نرم افزار حضور و غیابنانوتایم امکان تعریف ۵۰ پرسنل، سه شیفت کاری و مدیریت همزمان دو دستگاه از روی یک نرم افزار را دارد. این نسخه به صورت رایگان بر روی کلیه دستگاه‌های نانوتایم ارائه می‌شود. در صورت نیاز به تعریف بیش از ۵۰ پرسنل و تعداد شیفت کاری بیشتر، امکان ارتقاء نرم افزار به نسخه سازمانی و پیشرفته وجود دارد. در نسخه پرو تا ۳۰۰ پرسنل، ۱۰ شیفت کاری و مدیریت ۱۰ دستگاه به طور همزمان از روی یک دستگاه ساعت‌زنی فراهم شده است.

در نسخه پرو نرم افزار نانوتایم، امکان تعریف نامحدود پرسنل، شیفت کاری و مدیریت نامحدود دستگاه حضور و غیاب فراهم شده است. این نسخه بهترین گزینه برای سازمان‌های بزرگ همچون فولاد، ذوب آهن و ... است که تعداد زیاد پرسنل، شیفت کاری متغیر و کار شبانه روزی دارند. در این سازمان‌ها به دلیل فعال بودن خط تولید در طول شبانه روز، همواره شیفت‌های کاری گردشی، شب‌کاری، گردش‌کاری و شیفت ثابت و... دارند.

نرم افزار نانوتایم علاوه بر نسخه ویندوز، دارای نسخه وب و اندروید است که دسترسی راحت بدون محدودیت زمان و مکان را فراهم می‌آورد. در نرم افزار کنترل تردد وب و اندروید نانوتایم، پرسنل امکان مشاهده کاردکس مرخصی و اطلاعات کارکرد (همراه با پارامترهایی همچون اضافه کاری یا کسر کاری)، خود اظهاری ورود- خروج، ماموریت و مرخصی را دارند. از مهمترین مزایای اپلیکیشن حضور غیاب موبایلی نانوتایم، صرفه جویی در وقت، حذف بروکراسی زاید و از همه مهمتر اعتماد پرسنل در استفاده از دستگاه کنترل تردد است. با این اپلیکیشن در هر زمان، پرسنل امکان مشاهده ریز ترددهای خود را داشته که مانع از اتلاف وقت واحد منابع انسانی و کاهش هزینه‌های چاپ کاغذ می‌شود.همچنین مدیران بسته به سطح دسترسی امکان گزارشگیری از تردد پرسنل و دسترسی به سایر گزارشات را خواهند داشت. این گزینه برای مدیرانی که به دلایل مختلف از محیط کار دور هستند بسیار کاربردی است.   

نرم افزار کنترل تردد تحت وب نانوتایم، در دو نسخه ارائه شده و در نسخه پایه  امکاناتی چون مشاهده گزارشات کارکرد روزانه پرسنل، کاردکس ماموریت و مرخصی، مجموع پارامترهای کارکرد در بازه زمانی دلخواه و… امکان پذیر است. امکاناتی همچون مشاهده مجموع کارکرد پرسنل زیر مجموعه، تعیین سلسله مراتب مدیران برای مشاهده گزارش کارکرد کارمندان زیر مجموعه خود، مشاهده کارکرد روزانه پرسنل زیر مجموعه و… در نسخه پایه نرم افزار حضور و غیاب آنلاین نانو تایم ارائه شده است که مورد استقابل مدیران قرار گرفته است.

 ۳ - قابلیت گزارش‌گیری در نرم افزار

جمع‌آوری اطلاعات تردد پرسنل نه تنها برای محاسبه حقوق و دستمزد، بلکه برای گزارشگیری به منظور اخذ تصمیمات مدیریتی است. بسیاری از تصمیمات واحد منابع انسانی وابسته به گزارشات ثبت شده در دستگاه کنترل تردد است. به عنوان مثال مرحله گزینش شامل راستی آزمایی تخصص و صلاحیت متقاضیان برای احراز شغل مورد نظر است. در فرآیند گزینش با استفاده از مصاحبه یا آزمون گزینه‌های مناسب انتخاب شده و سایر افراد از لیست نهایی حذف می‌شوند. هرچند در مواردی این مرحله شامل دوره استخدامی آزمایشی برای صلاحیت کار نیز بوده، از جمله معیارهای سنجش این مورد، حضور به موقع در محل کار و انجام صحیح امور محوله است. در چنین مواردی استفاده از سیستم کنترل تردد و نرم افزار حضور و غیاب کمک بسزایی برای بررسی حضور به‌موقع و حسن انجام کار است. برای کسب اطلاعات بیشتر مطالعه مقاله "شرح وظایف مدیر منابع انسانی چیست؟" در وب سایت نانوتایم به نشانی nanotime.ir پیشنهاد می‌کنیم.

از جمله مهمترین گزارش‌های نرم افزار نانوتایم می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:

امکان گزارش‌گیری پیشرفته  

• گزارش بر اساس نظر مدیر
•  گزارش بر اساس محاسبات سازمانی
•  گزارش کارکرد، مانده مرخصی، غیبت،  اضافه و کسر کار

ارائه گزارشات امنیتی

• گزارش تغییرات انجام صورت گرفته توسط کاربر
• گزارش لاگ سیستم
• گزارش لاگ نرم افزار

۴ - قیمت نرم افزار حضور و غیاب

از دیگر عوامل موثر در خرید نرم افزار حضور و غیاب، بودجه در نظر گرفته شده است. همانطور که قبلا اشاره شد، معمولا به همراه دستگاه کنترل تردد یک نسخه نرم افزار حضور غیاب رایگان  ارائه شده که معمولا قابلیت‌های زیادی ندارد و گزینه مناسبی برای کسب و کارهای کوچک است. بنابراین در صورت نیاز به تعریف شیفت کاری و تعداد پرسنل بیشتر نیاز به تهیه نسخه‌های پیرشفته نرم افزار است. هرچند نسخه پایه نرم افزار نانوتایم تا ۵۰ پرسنل و تعریف سه سطح شیفت کاری را به صورت رایگان در اختیار شما قرار می‌دهد. با توجه به قابلیت‌های ارائه شده در نرم افزار نانوتایم به نسبت سایر نرم افزارهای موجود در بازار از قیمت بسیار مناسبی برخوردار است و قابلیت سفارشی سازی بر اساس نیاز مجموعه‌ها را دارد.

۵-  نوع دسترسی به نرم افزار و ثبت تردد

در بسیاری از مجموعه‌ها علاوه بر پرسنل حاضر در محیط، پرسنل دورکار هم هستند. در چنین مواردی استفاده از نسخه وب یا اپلیکیشن اندروید امکان ثبت تردد افراد دورکار را فراهم آورده و اطلاعات آنها در کنار اطلاعات پرسنل حاضر در محل شرکت در یک دیتابیس ذخیره می‌شود. یکی از مزیت‌های نرم افزار نانوتایم، ارتباط نسخه ویندوز و نسخه تحت وب است. بنابراین امکان از دست رفتن اطلاعات و یا دردسر انتقال اطلاعات از یک بستر به بستر دیگر نیست.  

۶ - قابلیت افزودن ویژگی‌های کاربردی

یکی دیگر از قابلیت‌های نرم افزار نانوتایم، امکان سفارشی سازی محیط برنامه بر اساس نیاز سازمان است. به عنوان مثال امکان استفاده از ماژول حقوق و دستمزد، خروجی اکسل، دیسکت مالیات و... در این نرم افزار در نظر گرفته شده است.

۷-  دقت نرم افزار

دقت نرم افزار از دیگر مواردی است که شاید در حین خرید نتوان به آن پی برد، اما با تحقیق و بررسی تجربه سایر کاربران می‌توان تا حدودی به این قضیه پی برد. به عنوان مثال به دلیل عدم تطابق پذیری نرم افزار امکان تعریف شیفت‌های کاری منعطف و متناسب با نیاز مجموعه‌ها وجود ندارد و همین امر موجب عدم ذخیره صحیح اطلاعات خواهد شد. اما در نرم افزار نانوتایم به منظور رفاه حال مشتریان علاوه بر امکان تعریف شیفت ثابت، شیفت گردشی و شیفت آزاد می توان شیفت بدون مرز، تعریف بازه زمانی استراحت، تعریف حداقل و حداکثر اضافه کار، زمانبندی جایگزین و ساعت شیر نیز در نظر گرفته شده است. همچنین در نرم افزار نانوتایم  امکان تعریف شیفت‌کاری شناور برای مجموعه‌هایی که پرسنلی با ساعت کاری متغییر دارند در نظر گرفته شده است.

۸. تعداد دستگاه حضور و غیاب قابل مدیریت در یک نرم افزار

در بسیاری از سازمان‌ها با توجه به وسعت و تعداد پرسنل به منظور جلوگیری از اتلاف وقت و تشکیل صف‌های طولانی حین ثبت تردد، از چندین دستگاه حضور و غیاب به طور همزمان استفاده می‌شود. بنابراین نرم افزار مورد استفاده باید امکان مدیریت چند دستگاه را به طور همزمان داشته تا از مشکلات مربوط به ذخیره و بازیابی اطلاعات تردد پرسنل جلوگیری شود. نرم افزار نانوتایم در هر سه نسخه پایه، پرو و سازمانی امکان مدیریت بیش از یک دستگاه را دارند. در نسخه پایه ۲ دستگاه و پرو و سازمانی به ترتیب ۱۰ تا بی نهایت دستگاه وجود دارد.

۹. آموزش و پشتیبانی 

در کنار موارد گفته شده، برای استفاده بهینه از نرم افزار، آموزش صحیح و پشتیبانی از مهمترین موارد هستند. هرچند محیط کاربری ساده و کاربردی کمک بسزایی در عملکرد کاربر دارد، اما آموزش صحیح و اصولی نحوه استفاده از نرم افزار و امکانات آن نیز تاثیر بسزایی در عملکرد نرم افزار دارد. چه بسا سازمان‌هایی که با استفاده از قابلیت تعیین حداقل و حداکثر زمان اضافه کاری بتوانند مانع از هدر رفت منابع سازمان شوند. در حین خرید نرم افزار نانوتایم علاوه بر امکان آموزش حضوری در محل شرکت، امکان استفاده از آموزش آنلاین هم خواهید داشت. همچنین می‌توانید کلیه آموزش‌ها را به صورت ویدئویی در وب سایت نانوتایم مشاهده کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر و دریافت مشاوره رایگان پیش از خرید به وب سایت نانوتایم به نشانی www.nanotime.ir مراجعه نمائید.